Bij lets-get-lost.nl schrijven we vooral blogs over hoe leuk het is om te verdwalen in bepaalde steden of over hoe je jezelf kunt verliezen aan de prachtige natuur in bijvoorbeeld Bali. Maar als we het ondernemingen hebben, willen we niet dat je jezelf verliest in het papierwerk van je onderneming. Het is dan ook heel belangrijk dat je bepaalde stappen neemt om structuur aan te brengen in je onderneming, zodat iedereen goed weet wat die moet doen. In deze blog zal ik dan ook uitleggen hoe jij ervoor kan zorgen dat je onderneming iets meer structuur krijgt.
Koop de juiste kantoorartikelen
Zorg ervoor dat je altijd de juiste kantoorartikelen hebt op het kantoor. Als er bijvoorbeeld geen paperclips of mapjes liggen, kan het zo zijn dat bepaalde belangrijke papieren maar wat rondslingeren op het bureau. Hierdoor kunnen ze kwijtraken of nog erger per ongeluk worden weggegooid. Zorg er ook voor dat de papieren zo snel mogelijk in de juiste mappen terecht komen. Iedereen weet dan waar ze de informatie kunnen vinden. Buiten de papieren is het ook belangrijk om bureaus te hebben die er netjes uitzien, zodat je alles eenvoudig kunt vinden. Wat hierbij kan helpen is om een klein mandje op het bureau te plaatsen waarin allerlei spullen kunnen worden bewaard.
Zorg voor duidelijke processen
Hoewel de processen verschillend zijn in verschillende soorten ondernemingen, is het altijd van belang dat het duidelijk is wat nou precies het proces is. Je kunt ervoor zorgen dat de processen duidelijk zijn, door deze op te schrijven. Het is heel handig om allerlei procedures in je bedrijfsuitvoering goed beschreven te hebben. Het kan namelijk zo zijn dat de persoon die normaal gesproken verantwoordelijk is voor een bepaald proces of procedure niet aanwezig is, het bedrijf moet dan nog wel goed kunnen functioneren. Zorg er dus voor dat alles goed staan beschreven en dat iedereen ook weet waar hij de benodigde informatie kan vinden.
Scheiding van taken
Zorg ervoor dat er een duidelijke scheiding is tussen de verschillende taken en dat iedereen weet wat zijn functie precies inhoudt. In veel organisaties zie je dat niemand een bepaald probleem oppakt, omdat iedereen denkt dat iemand anders er verantwoordelijk voor is. Om dit te vermijden is het belangrijk om duidelijk te maken van wie welke taak precies is en dat deze personen zich ook aan hun taak houden. Ook kan het heel handig zijn om bepaalde mensen te hebben die eindverantwoordelijk zijn op een bepaalde afdeling.